Damit der Rat und die Ausschüsse sowie die Fraktionen handlungsfähig sind, werden bislang mit immensem Aufwand die dazu benötigten Sitzungsunterlagen in Papierform an 50 Ratsmitglieder sowie sachkundige Bürger/Innen verteilt. Zusätzlich erhalten die Fraktionen mindestens ein Exemplar jeder Sitzungsvorlage für z. B. die Ablage im Fraktionsbüro. Wenn man darüber hinaus auch die Arbeitsleistung/Personalaufwand der Verwaltung, die Materialkosten und den Maschineneinsatz inkl. Unterhaltung und natürlich die Portokosten hinzurechnet, dürften sich 5stellige Beträge pro Ratsmitglied während einer Wahlperiode von 5 Jahren ergeben.
Um diesen Kosten entgegen zu wirken und die dadurch eingesparten Finanzmittel nachhaltiger zu nutzen, hat sich die Fraktion der Christdemokraten Lippstadt – CDL – zu einer Neuerung des Informationswesens entschlossen. Seit 2 Wahlperioden stellt die Verwaltung neben der oben erwähnten Papierform alle Unterlagen auch digital zur Verfügung und zwar im sog. Ratsinformationssystem. Deshalb hat die Fraktion der Christdemokraten Lippstadt – CDL – beschlossen in Zukunft auf die Vorlagen in Papierform zu verzichten, sofern diese entsprechend in dem System vorliegen. So können die Unterlagen bequem am heimischen PC eingesehen bearbeitet werden. Auch die Recherche ist wesentlich leichter, da die Technik dabei unterstützt und keine Ordner gewälzt werden müssen.
Um unabhängig vom Ort und besonders in den Sitzungen den Zugriff auf alle Unterlagen zu haben, haben die Christdemokraten Lippstadt über die Lippstädter Firma proOffice moderne Tablet Computer, i-Pads, angeschafft. So kann jedes Fraktionsmitglied jederzeit und überall auf entsprechende Informationen zugreifen ohne das gedruckte Papier (Sitzungsunterlagen) mit sich herumtragen zu müssen. „Was in anderen Parlamenten und im Bundestag längst normal ist, sollte auch in unserem Stadtparlament Einzug halten!“, so Eberhard Ballhorn.
Deshalb und wegen der erwähnten Ersparnisse vertrauen die 4 Fraktionsmitglieder: Axel Bohnhorst, Günter Ostkamp, Christian Prahl und Eberhard Ballhorn darauf, dass möglichst viele Ratsmitglieder oder besser noch alle Fraktionen diesem Beispiel folgen und die modernen Medien zu einem festen Bestandteil der Fraktionsarbeit werden.
Anlage Bild:
Fraktion der Christdemokraten Lippstadt mit Andreas Kolmer und Christof Koy
Die Ordner zeigen die Ablage der Fraktion von ca. einem Jahr.
Darüber hinaus hat jedes Fraktionsmitglied noch die Ablage der eigenen Ausschussunterlagen, Die Menge ist fast identisch.
Günther Ostkamp, Christof Koy, Axel Bohnhorst, Andreas Kolmer, Eberhard Ballhorn, Christian Prahl
Anhang:
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